تعد سياسة المشتريات في الشركات أحد الجوانب الحيوية في إدارة الشركات الناجحة، تهدف هذه السياسة إلى تنظيم وإدارة عمليات شراء المواد والخدمات بطريقة فعالة وشفافة، بهدف تحقيق أقصى قيمة ممكنة للشركة، تلعب سياسة المشتريات دورًا حيويًا في تحقيق التكلفة المنخفضة، وضمان جودة المواد والسلع، وتقليل المخاطر، بالإضافة إلى تعزيز سمعة الشركة والامتثال للمعايير القانونية والأخلاقية.
سياسة المشتريات في الشركات
سياسة المشتريات في الشركات تتفاوت بناءً على أولويات الشركة ونشاطها وحجمها وعملائها، تتطلب خبرة الإدارة اتخاذ السياسة المناسبة لتحسين العمل ويمكن للشركة اتباع سياسة واحدة أو مجموعة، منها:
1. إدارة الجودة الشاملة
بالإضافة لتقديم خدمة ذات جودة عالية من الموردين، تتضمن سياسة إدارة المشتريات تحسين الخدمة باستمرار وتجنب الأخطاء أثناء فترة الإمداد، تعد شركة Toyota مثالًا في استخدام نظام إدارة الجودة الشاملة في قسم المشتريات.
2. تطوير أداء المورّدين
بعض الشركات تتفاعل مع الموردين أثناء عملية التوريد وتعمل معهم على تطوير خدمات التوريد، على سبيل المثال، يمكن للشركة أن تتعاون مع مورد وحيد لتحسين اللوجستيات وضمان جودة وتوقيت المواد.
شاهد أيضًا: نظام البونص في الشركات وأنواع البونص في نظام العمل وكيف يوزّع؟
3. تحقيق أقصى استفادة من الموردين
تقوم فرق الخبراء بفحص وتحديد مجموعة متنوعة من الموردين المناسبين القادرين على تأمين المواد بأفضل جودة وأقل تكلفة، وتُعتبر الشركات الرائدة اللاتي يحققن أرباحاً كبيرة من منتج واحد، مثل شركة أبل، قادرة على الاستفادة من الاعتماد على موردين أو أكثر لتصنيع منتجاتها، في البداية، اعتمدت أبل على شراء الشاشات من سامسونج، ولكنها سرعان ما اتجهت نحو شركة LG لضمان تنافسية أفضل.
من جهة أخرى، تعتمد الشركات ذات الأرباح المحدودة من منتج واحد، مثل نايكي، على شبكة واسعة من الموردين حول العالم لتحقيق تفاوض أفضل، حيث تمتلك نايكي أكثر من 100 مدير عقود لأحذيتها و400 لملابسها، مما يمنحها مرونة في نقل عمليات الإنتاج بين البلدان.
4. إدارة المخاطر
هي جزء أساسي من طرق الشراء في إدارة المشتريات، حيث يلجأ البعض إلى العروض الجذابة من الشركات المتميزة بأسعار منافسة وجودة جيدة، مثل المنتجات الصينية والهندية، ومع ذلك، ينبغي الانتباه إلى مخاطر محتملة قد تنجم عن هذه الخطوة، مثل تعطل سلسلة الإمداد، وعلى الرغم من تنافسية الأسعار، قد تتعرض هذه المنتجات لمخاطر تُلحق أعباءً إضافية بالشركة.
طرق الشراء في إدارة المشتريات
هناك خطوات عديدة تساعدك في فهم طرق الشراء في إدارة المشتريات وسياسة المشتريات في الشركات بسهولة وفعالية:
- يعد تحديد متطلبات الشركة أولى الخطوات لمعرفة كيفية الشراء، ويجب عليك التعرف على ما تحتاجه الشركة وتحديد المواد الضرورية لعملياتها، مع وضع خطة مالية مسبقة.
- قبل الشراء، عليك البحث عن موردين يلبون احتياجات الشركة ويقدمون منتجات عالية الجودة، ويجب أن تأخذ في الاعتبار معايير مثل كمية الإنتاج وخدمة العملاء.
- بعد اختيار المورد المناسب، يجب التفاوض على السعر وتوضيح التفاصيل، وبمجرد الاتفاق يمكن تقديم طلب الشراء وتوقيع العقد.
- بمجرد وصول المنتجات أو الخدمات إلى مكان العمل، يجب دفع الثمن والتحقق منها وفقًا للفاتورة، للتأكد من جودتها وتناسبها لاحتياجات الشركة.
باستخدام هذه الخطوات، يمكنك تبسيط عملية طرق الشراء في إدارة المشتريات وتحقيق أفضل قيمة للمال الذي تنفقه.
شاهد أيضًا: سرية المعلومات في الشركات وفق إتفاقية عدم الإفصاح NDA
أهداف إدارة المشتريات
الهدف من إدارة المشتريات والمخازن هو:
- ضمان توفر المواد المطلوبة بشكل دائم لتقديم المنتجات أو الخدمات، ولضمان هذا التوفر المستمر، يجب تنويع مصادر التوريد لضمان عدم انقطاع المواد عن الشركة.
- تساهم سياسة المشتريات في الشركات في العثور على موردين مميزين للشركة، مما يساهم في تحقيق توفير مبالغ مالية وضمان الجودة المطلوبة لتصنيع المنتجات أو تقديم الخدمات، بالإضافة إلى تلقي الدعم الفني منهم.
- تهدف إدارة المشتريات إلى بناء علاقات مستدامة مع موردي الشركة لضمان تقديم خدمات وعروض متميزة، من خلال التواصل المستمر وتطوير تلك العلاقات، مما يساهم في تحسين أداء الشركة بشكل مستمر.
- تسعى إدارة المشتريات والمخازن إلى ضمان توفير وتخزين مواد أولية تلبي احتياجات الشركة بدقة، وتجنب توريد مواد ذات عيوب تؤثر على عمليات الإنتاج وتسبب خسائر مالية للشركة.
مهام إدارة المشتريات
- تقوم الفرق المختصة بتنظيم توازن الأموال المخصصة من إدارة الشركة المالية، وضمان أن احتياجات الأقسام تأخذ الأولوية اللازمة، ويجب وضع خطة مرنة لسياسة المشتريات في الشركات لتلبية التغيرات المفاجئة في أهداف الشركة.
- يشمل دور إدارة المشتريات التفاوض مع الموردين واختيار العروض الأفضل، ويمكن استخدام وسائل الاتصال الإلكتروني للتفاوض واختيار المنتجات والخدمات المناسبة.
- يدير الموظفون المختصون تكاليف الشراء ويسعون لتقليلها من خلال اختيار عقود منخفضة التكلفة وذات جودة عالية، قد يكون هناك حاجة للتعاون مع محاسبين متخصصين لمعالجة عمليات الشراء المعقدة.
- يجب على فرق الشراء تحديد الكميات المناسبة من المواد لتحقيق توفير التكاليف والتعاون مع فرق التخزين والإنتاج لتجنب تأثير قرارات الشراء على سير العمليات.
- تتضمن مهام إدارة المشتريات معالجة أوامر الشراء وتحديد التفاصيل الخاصة بالمواد المطلوبة، مثل الكميات والأسعار وشروط الشحن والدفع.
- تعمل بعض الشركات على دمج إدارة المخازن وإدارة المشتريات في نفس الفريق، وذلك عبر تحسين الهيكل الإداري، يتم ذلك بهدف تعزيز التواصل المستمر بين موظفي التخزين والمشتريات، وتحقيق تنسيق أفضل بين الأنشطة، وتساهم هذه الخطوة في تقليل الإجراءات الروتينية وزيادة كفاءة إدارة الشراء والتخزين.
- في العادة، تقوم الشركات بدمج قسم العقود الشرائية مع إدارة المشتريات بهدف تسريع عملية توريد المواد وتسليمها لفريق إدارة المخازن والمواد، من خلال هذا الدمج، يمكن تنظيم الأمور القانونية والإجرائية المتعلقة بالشراء دون الحاجة للاعتماد على أقسام متعددة في الشركة.
مبادئ سياسة المشتريات
- تحليل الاحتياجات: يجب أن تستند سياسة المشتريات في الشركات إلى تحليل دقيق لاحتياجات الشركة من المواد والخدمات، بناءً على توقعات الإنتاج والنمو.
- تنافسية العروض: ينبغي أن تشجع الشركة على طلب عروض تنافسية من موردين مختلفين، للحصول على أفضل العروض والأسعار.
- تقييم الموردين: يجب تقييم واختيار الموردين بعناية، استنادًا إلى معايير مثل الجودة والسعر والتوصيل في الوقت المحدد والموثوقية.
- تفادي تعارض المصالح: ينبغي أن تحترم سياسة المشتريات مبدأ تجنب تعارض المصالح، حيث يجب تجنب أي تعامل يمكن أن يؤثر على نزاهة وحيادية عملية الشراء.
- إجراءات الشراء: يجب تحديد إجراءات واضحة ومحددة لعمليات الشراء، مثل المصادقة والمراجعة والموافقة على الطلبيات.
- التواصل مع الموردين: يساهم التواصل المستمر مع الموردين في بناء علاقات قوية وفعالة، وتعزيز التفاهم وتبادل المعلومات.
- المساءلة والشفافية: يجب توفير آليات لضمان المساءلة والشفافية في عمليات الشراء، بحيث يمكن متابعة وتقييم أداء سياسة المشتريات في الشركات بانتظام.
في الختام، تعد سياسة المشتريات في الشركات عنصرًا أساسيًا لضمان الاستدامة والتنمية المستدامة، من خلال تطبيق مبادئ فعالة وإجراءات محددة، يمكن للشركات تحقيق فوائد متعددة تشمل الاقتصاد، والجودة، والسمعة، والامتثال.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق