تلعب وظيفة السكرتير دورًا حيويًا في أي منظمة أو شركة، حيث يعتبر رمزًا للتنظيم والإدارة الفعّالة، لذلك متطلبات وظيفة سكرتير تتجاوز القدرات المهنية الأساسية، حيث تشمل مجموعة متنوعة من المهارات والخصائص الشخصية التي يجب أن يتحلى بها الفرد الذي يسعى لشغل هذا المنصب، شروط وظيفة سكرتير ليست فقط القدرة على إدارة المهام الروتينية وإجراء المكالمات الهاتفية، بل يجب أن يكون متعاونًا، ومنظمًا، وذو تفهّم عالٍ للسياق الإداري والتواصل الفعّال.
مهام وظيفة السكرتير
مهام وظيفة السكرتير تشمل:
- التنظيم وإدارة سير العمل داخل المكتب، مثل جدولة المواعيد، وترتيب الاجتماعات، وإدارة المستندات.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، وتوجيهها إلى الأشخاص المناسبين، واستقبال وتوجيه الزوار.
- كتابة وتنسيق المراسلات الرسمية والبريد الإلكتروني، والتأكد من تسليمها في الوقت المناسب.
- تنظيم وصيانة الملفات والوثائق، والحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
- قد تشمل مهام السكرتير الترجمة بين لغات مختلفة، خصوصاً في الشركات العاملة على مستوى دولي.
- التنسيق بين أقسام وأفراد المنظمة، والتواصل مع الزملاء والعملاء، لذلك من أهم متطلبات وظيفة سكرتير خاص مهارات التواصل الفعال.
- تجهيز مستندات وجداول أعمال الاجتماعات، والمساهمة في تنظيم التجمعات وورش العمل.
- ترتيب السفريات وحجوزات الفنادق والتنقلات اللازمة للفريق.
- تقديم الدعم للإدارة في مهامها اليومية، مثل إعداد التقارير ومتابعة المشاريع.
- اقتراح طرق جديدة لتحسين كفاءة العمل وتبسيط العمليات الإدارية.
متطلبات وظيفة سكرتير خاص
متطلبات وظيفة سكرتير خاص تشمل ما يلي:
- مهارات تنظيمية: القدرة على التنظيم وإدارة المهام المتعددة، جدولة المواعيد، وترتيب الأولويات.
- مهارات الاتصال: قدرة جيدة على التواصل اللفظي والكتابي، والتعامل بلباقة مع الزملاء والعملاء.
- مهارات تقنية: إجادة استخدام الحواسيب وبرامج المعالجة النصية والجداول البيانية، والقدرة على التعامل مع تكنولوجيا المعلومات.
- السرية والأمان: الالتزام بالسرية والحفاظ على البيانات الحساسة والمعلومات السرية.
- الاحترافية: التصرف بلباقة واحترافية في التفاعل مع الآخرين.
- مهارات الترجمة: قد تكون القدرة على الترجمة بين لغات مختلفة أحد شروط وظيفة سكرتير في بعض الحالات.
- التعلم المستمر: الاستعداد لتطوير مهاراتهم ومعرفتهم باستمرار للتكيف مع تطورات المجال.
- قدرة على التعامل مع الضغط: القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة والعمل بكفاءة تحت ضغوط الوقت.
- التعاون والعمل الجماعي: القدرة على العمل بشكل فعّال ضمن فريق والتعاون مع مختلف الأفراد.
- مهارات البحث والتحليل: القدرة على البحث عن معلومات وتحليلها بشكل دقيق.
- خلفية تعليمية: عادةً ما يتطلب الأمر شهادة عليا أو تدريب ذا صلة بإدارة المكاتب أو الإدارة بشكل عام.
- المرونة والاستجابة: القدرة على التكيف مع تغييرات الجداول والمهام بشكل سريع.
ما هي شهادة السكرتارية؟
شهادة السكرتارية هي شهادة تعطي تدريبًا ومعرفة في مجال إدارة المكاتب والأعمال الإدارية، تهدف هذه الشهادة إلى تجهيز الأفراد بالمهارات والمعرفة الضرورية لأداء مهام السكرتارية بفعالية وكفاءة، وتشمل هذه المهام إدارة المواعيد، وإعداد المراسلات، واستقبال المكالمات الهاتفية، وإدارة المستندات، وتنظيم الاجتماعات، ومساعدة الإدارة في مهامها اليومية.
شهادة السكرتارية قد تكون متاحة من مؤسسات تعليمية مختلفة، مثل المدارس الثانوية المهنية، ومراكز التدريب، والجامعات، ومعاهد التعليم المهني، ويختلف محتوى الشهادة حسب البرنامج والمؤسسة، وقد تشمل دراسة المواضيع التالية:
- مهارات الاتصال والتواصل.
- إدارة المكاتب والأعمال الإدارية.
- استخدام الحاسوب وبرامج المعالجة النصية والجداول البيانية.
- إعداد المراسلات والتقارير.
- التنظيم وإدارة الوقت.
- التعامل مع الزوار والعملاء.
- إدارة المستندات والملفات.
- مهارات الترجمة (إذا كانت مطلوبة).
- قواعد السرية والأمان في العمل.
تختلف مستويات الشهادة ومدى تخصصها بناءً على البرنامج والمؤسسة، قد تكون هذه الشهادة خيارًا جيدًا للأفراد الذين يهتمون بالعمل في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب وقد تعد أحد متطلبات وظيفة سكرتير.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق