يعتبر قسم المشتريات في الشركات من أهم الأقسام التي تلعب دوراً حيوياً في نجاح عمليات الشركة وتحقيق أهدافها، فهو المسؤول عن تأمين الموارد والمواد اللازمة لسير العمل بكفاءة وفعالية، سواء كانت تلك الموارد مادية أو خدمية، ومن مهام قسم المشتريات في الشركات اختيار وشراء المنتجات والخدمات من الموردين الخارجيين، مع التأكد من الحصول على أفضل جودة وسعر وفقاً لمتطلبات الشركة.
أهمية قسم المشتريات في الشركات
يعد قسم المشتريات أحد الأقسام الحيوية في الشركات، وله أهمية كبيرة في نجاح العمليات التجارية وتحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتكمن أهميته في العديد من الأسباب مثل:
- يتحمل قسم المشتريات مسؤولية تأمين الموارد اللازمة لسير العمل بفعالية، سواء كانت تلك الموارد مواد خام أو منتجات جاهزة أو خدمات، ويتعين على القسم تحديد احتياجات الشركة والبحث عن الموردين المناسبين لتلبية تلك الاحتياجات وضمان توفرها في الوقت المحدد.
- يلعب قسم المشتريات دوراً كبيرًا في ضمان الجودة والموثوقية للمنتجات والخدمات التي يقدمها الموردون، ويقوم القسم بتقييم الموردين المحتملين والتأكد من جودة المنتجات والخدمات التي يقدمونها، وذلك لضمان تحقيق معايير الجودة والموثوقية التي تحتاجها الشركة.
- يعد أحد العوامل الرئيسية في تحقيق التكلفة الفعالة للشركة، فعندما يتمكن القسم من التفاوض بشكل جيد مع الموردين واختيار العروض الأفضل، يمكن التوفير في التكاليف وزيادة الربح للشركة.
- يتولى أيضًا إدارة المخاطر المتعلقة بعمليات الشراء، فهو يحلل ويقيم الموردين ويضع استراتيجيات للتعامل مع المخاطر المحتملة مثل تأخر التسليم أو جودة غير مرضية للمنتجات، ويهدف القسم إلى تقليل المخاطر وضمان استمرارية سير العمل بشكل سلس.
- طبيعة عمل قسم المشتريات متابعة تطورات السوق والابتكارات التكنولوجية والتغيرات في احتياجات الشركة، فهو يسعى لتحسين العمليات والإجراءات المتبعة واستخدام أحدث الأدوات والتقنيات لزيادة الكفاءة وتحقيق التوفير في الوقت والمال.
مهام قسم المشتريات في الشركات
مهام قسم المشتريات في الشركات تتنوع وتتضمن العديد من الأنشطة والواجبات التي يقوم بها فريق العمل في هذا القسم، وفيما يلي بعض المهام الرئيسية:
- تحديد احتياجات الشركة: يقوم قسم المشتريات بتحليل احتياجات الشركة من المواد والموارد والخدمات، ويتم دراسة الاحتياجات الحالية والمستقبلية للشركة وتحديد الموارد المطلوبة لتلبية تلك الاحتياجات.
- بحث واختيار الموردين: يتولى القسم البحث والاستكشاف لاختيار الموردين المحتملين الذين يستوفون معايير الجودة والكفاءة المطلوبة، ويتم دراسة سجلات الموردين وتقييم قدراتهم في تلبية احتياجات الشركة.
- مفاوضة العقود والشروط: يقوم قسم المشتريات بمفاوضة العقود والشروط مع الموردين المختارين، ويتم التفاوض بشأن الأسعار والشروط التجارية الأخرى مثل مدة التسليم وشروط الدفع وسياسات الاسترجاع والضمانات.
- ضمان جودة المنتجات والخدمات: يتم تقييم المنتجات والخدمات التي يقدمها الموردون المحتملون لضمان جودتها ومطابقتها للمعايير المطلوبة، ويتم إجراء الفحوصات والاختبارات اللازمة للتحقق من الجودة قبل إبرام العقود.
- إدارة عملية الشراء: يتولى القسم إدارة عملية الشراء بشكل شامل، مثل إعداد طلبات الشراء ومتابعة المخزون وتسليم المواد والموارد إلى الأقسام المختلفة في الشركة بناءً على الحاجة والجدول الزمني.
- مراقبة التكاليف والموارد: يعمل قسم المشتريات في الشركات على مراقبة التكاليف والموارد المستخدمة في عمليات الشراء، ويتم تحليل التكاليف ومقارنتها بالميزانية المخصصة، وتحقيق التوفير والكفاءة في استخدام الموارد.
- إدارة العلاقات مع الموردين: يعمل هذا القسم على بناء وتعزيز العلاقات مع الموردين المختلفين، ويتم تنظيم اجتماعات ومناقشات والتواصل المستمر مع الموردين لضمان تلبية المتطلبات وحل أي قضايا تنشأ خلال عملية الشراء.
أقسام إدارة المشتريات في الشركات
أقسام إدارة المشتريات تشمل عديدة وتعمل معًا لضمان تنفيذ عمليات الشراء بشكل فعال دون أي عقبات، وهذه أهم الأقسام في إدارة المشتريات:
- قسم المشتريات: يتولى هذا القسم المسؤولية العامة عن إدارة وتنفيذ عمليات الشراء في الشركة، ويقوم بتحليل احتياجات الشراء وتحديد الموردين المناسبين وإجراء المفاوضات وإبرام العقود.
- قسم التخطيط والتوجيه: يقوم هذا القسم بتحديد استراتيجيات المشتريات وتطوير السياسات والإجراءات اللازمة، ويعمل أيضًا على تحليل السوق وتوجيه العمليات الشرائية بناءً على البيانات والمعلومات المتاحة.
- قسم الموردين: يتعامل هذا القسم مع تقييم واختيار الموردين المحتملين وإدارة العلاقات معهم، ويقوم بتقييم مصداقية الموردين ومتابعة أدائهم وضمان توفر المواد والخدمات المطلوبة.
- قسم اللوجستيات: يهتم بإدارة وتنظيم عمليات الشحن والتخزين والتوزيع، ويعمل على تحقيق التزامات التسليم في الوقت المحدد وإدارة المخزون وتحسين سلاسل الإمداد والنقل.
- قسم الجودة: يتم تكليف هذا القسم بضمان جودة المواد والخدمات التي تم شراؤها، ويعمل على تحديد المعايير ومراقبة جودة الموردين وإجراء اختبارات الجودة وفحوصات الشحن.
- قسم العقود: يتعامل هذا القسم مع إدارة وتنفيذ العقود المتعلقة بعمليات الشراء، ويقوم بتحليل العقود وإدارة الشروط والمخاطر وضمان التزام جميع الأطراف بالاتفاقيات.
مهام ومسؤوليات مدير المشتريات
مدير قسم المشتريات في الشركات هو المسؤول عن إدارة وقيادة قسم المشتريات في الشركة، ويقع على عاتقه مهام ومسؤوليات متنوعة، ومن أهمها:
- تطوير استراتيجية المشتريات: يقوم مدير المشتريات بوضع استراتيجية شاملة لعمليات المشتريات في الشركة، ويحدد أهداف المشتريات والمعايير المطلوبة ويضع خطط واستراتيجيات لتحقيقها بأفضل طريقة ممكنة.
- إدارة عمليات الشراء: يتولى إدارة كافة جوانب عمليات الشراء، بدءًا من تحديد احتياجات الشركة وتحليل السوق والموردين المحتملين، وحتى المفاوضات وإبرام العقود وإدارة عملية التسليم والمتابعة.
- تقييم واختيار الموردين: يقوم بتقييم وتحليل الموردين المحتملين للتأكد من جودة المنتجات أو الخدمات التي يقدمونها، ويتم دراسة تاريخ الموردين ومصداقيتهم وقدرتهم على تلبية متطلبات الشركة، ويتم اختيار الموردين الأكثر تناسباً وجدوةً للشركة.
- إدارة العلاقات مع الموردين: يتولى مدير المشتريات بناء وتطوير العلاقات المستدامة مع الموردين، ويجب على المدير العمل على بناء علاقة تعاونية ومبنية على الثقة مع الموردين وتوفير بيئة تعاونية لتحقيق التفاهم والتواصل الجيد.
- مراقبة المخزون والتكاليف: يقوم بمراقبة المخزون وإدارته بشكل فعال، بحيث يتم ضبط مستويات المخزون وتجنب النقص أو التراكم الزائد، كما يقوم بمراقبة التكاليف وتحليلها والعمل على تحقيق أفضل قيمة ممكنة من عمليات الشراء.
- مراقبة الجودة: يعمل على ضمان جودة المنتجات أو الخدمات التي تم شراؤها، ويتم التأكد من تطابق المنتجات مع المعايير والمواصفات المطلوبة والتحقق من أداء الموردين في هذا الصدد.
- التحليل والتقارير: يقوم المدير بإعداد التقارير والتحليلات المتعلقة بأداء مهام قسم المشتريات في الشركات، ويتم تحليل البيانات وتقييم أداء الموردين وتحديد الفرص لتحسين الكفاءة وتوفير التكاليف.
سياسات إدارة المشتريات في الشركات
سياسات طبيعة عمل قسم المشتريات عبارة عن المبادئ والإجراءات التي يتبعها قسم المشتريات في الشركات لتحقيق أهدافها وضمان سير عمليات الشراء بشكل فعال وشفاف، وتشمل ما يلي:
1. سياسة الموردين والتعاقد
تحدد هذه السياسة معايير وإجراءات اختيار الموردين المحتملين، ويتم تقييم الموردين بناءً على الموثوقية والجودة والأداء التجاري، وتحدد السياسة أيضًا شروط التعاقد والمسؤوليات المترتبة على الموردين.
2. سياسة المفاوضات
تحدد هذه السياسة الإجراءات المتبعة في مفاوضة العقود والاتفاقيات مع الموردين، وتتضمن السياسة تحديد طرق التفاوض والحدود المالية والشروط القانونية والمالية التي يجب الالتزام بها.
3. سياسة الشفافية والمساءلة
تهدف هذه السياسة إلى ضمان الشفافية والمساءلة في عمليات الشراء، ويجب على قسم المشتريات أن يكون شفافًا في اتخاذ القرارات واستخدام العمليات المنصفة والقانونية، ويتم توثيق جميع المعاملات والتعاملات مع الموردين بشكل صحيح وواضح.
4. سياسة ضمان الجودة
تحدد هذه السياسة المعايير والإجراءات لضمان جودة المنتجات والخدمات التي تم شراؤها، وتتضمن السياسة معايير التحقق من الجودة والفحص والاختبار وضمان استمرارية الجودة خلال فترة الاستخدام.
5. سياسة التكاليف والموازنة
تحدد هذه السياسة المبادئ والإجراءات لإدارة التكاليف والموازنة في عمليات الشراء، ويتم تحديد الميزانية المخصصة للشراء وتحليل ورصد التكاليف والبحث عن فرص توفير التكاليف.
6. سياسة إدارة العلاقات مع الموردين
تركز هذه السياسة على بناء وتعزيز العلاقات القوية والمستدامة مع الموردين، ويتم تحديد الاحتياجات المشتركة وتطوير خطط لتعزيز التعاون والتواصل المستمر مع الموردين.
7. سياسة الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية
تحدد هذه السياسة التزام الشركة بممارسات الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية في عمليات الشراء، ويجب أن تتم الشراء من الموردين الملتزمين بمعايير الاستدامة وحماية البيئة وحقوق العمال.
عناصر برنامج إدارة المشتريات في الشركات
برنامج إدارة قسم المشتريات في الشركات هو الإطار الذي يحدد العمليات والممارسات التي يجب اتباعها في إدارة عمليات الشراء بشكل فعال، وتشمل عناصر البرنامج ما يلي:
- استراتيجية المشتريات: يجب أن يكون للبرنامج استراتيجية واضحة تحدد أهداف المشتريات والأساليب المستخدمة لتحقيقها، ويجب أن تتماشى الاستراتيجية مع أهداف الشركة العامة وتدعم تحقيق الكفاءة والتوفير.
- سياسات المشتريات: يجب أن يحتوي البرنامج على سياسات وإجراءات واضحة لإدارة المشتريات، مثل سياسات الشفافية والمساءلة واختيار الموردين والمفاوضات والجودة وإدارة التكاليف وغيرها، ويجب توثيق هذه السياسات وتوزيعها وفهمها بوضوح من قبل جميع أعضاء فريق المشتريات.
- عملية الشراء: يجب توضيح عملية الشراء بالتفصيل في البرنامج، وتحديد إجراءات الشراء القياسية من بداية تحديد الاحتياجات واختيار الموردين وإجراء المفاوضات وإبرام العقود ومراقبة التسليم والتقييم، تتضمن أيضًا المعايير المطلوبة للجودة والمواصفات وشروط الدفع والضمانات والمواعيد النهائية.
- نظام إدارة المعلومات: يجب أن يكون للبرنامج نظام متكامل لإدارة المعلومات المتعلقة بعمليات الشراء، وأن يضم قواعد البيانات للموردين والمنتجات والعروض والطلبات والعقود وغيرها، ويساعد نظام المعلومات على تحسين الكفاءة وتتبع الأداء واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- مراقبة وتقييم الأداء: يجب أن يتضمن البرنامج مؤشرات أداء قياسية لمتابعة وتقييم أداء عمليات المشتريات، يمكن استخدام مؤشرات مثل التكاليف المستدامة، والتسليم في الوقت المحدد، وجودة المنتجات، ومدى رضا العملاء وغيرها، ويساعد التقييم المنتظم والتحليل على تحسين الأداء وتحقيق التحسين المستمر.
- تدريب وتطوير الفريق: يجب أن يتم توفير التدريب والتطوير المستمر لفريق إدارة المشتريات، عن طريق تعزيز المهارات الفنية والتفاوضية والاتصالية والقيادية، كما يساعد التدريب على بناء فريق قوي وكفء يمكنه تنفيذ البرنامج بنجاح.
مهارات مسؤول المشتريات في الشركة
- يجب أن يكون لدى مسؤول المشتريات فهم عميق للمنتجات والخدمات التي يتعامل معها والسوق التي يعمل فيها، ويجب أن يكون على دراية بالمعايير والمواصفات التقنية والاتجاهات في السوق.
- يعتبر مسؤول المشتريات أحد المفاوضين الرئيسيين في الشركة، لذلك يجب أن يتمتع بمهارات قوية في التفاوض والتواصل للحصول على أفضل عروض وشروط تجارية من الموردين.
- يجب أن يمتلك مهارات تواصل قوية وقدرة على بناء وإدارة العلاقات مع الموردين، وأن يتمتع بالقدرة على التعامل مع الشركاء التجاريين بأسلوب لبق ومحترف.
- أن يكون لديه قدرة على تحليل البيانات والمعلومات المتعلقة بالشراء واستخلاص الأفكار والتوجيهات الهامة، مثل مهارة التحليل المالي والتحليل الاقتصادي.
- يتمتع مسؤول المشتريات بمهارات قوية في إدارة الوقت وتنظيم المهام المتعددة، ويحتاج إلى القدرة على التعامل مع الضغط وتحقيق الأهداف في الوقت المحدد.
قسم المشتريات في الشركات يلعب دورًا حيويًا في نجاح الشركات، حيث يقوم بتأمين المواد والخدمات اللازمة للشركة بأفضل جودة وبأسعار تنافسية، ويعمل مسؤول المشتريات كعنصر أساسي في القسم، ويحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات مثل مهارات التفاوض وإدارة العلاقات والتحليل، وتشمل مهام قسم المشتريات اختيار الموردين الموثوقين والمفاوضة على العروض وإدارة عمليات الشراء بفعالية وشفافية، كما يتطلب تحقيق الأداء الفعال في إدارة المشتريات وجود سياسات وإجراءات واضحة ومؤهلات موظفين مدربين بشكل جيد.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق